戸籍に記載する内容やその届出、取得方法などは、戸籍法および戸籍法施行規則によって、かなり細かいところまで決まっていますが、一部は市レベルに任せているところもあるので、請求書の書式など、地域によって違いがあります。
基本は本籍のある役所となります。
現在、本籍と離れた場所にある場合に現住所の役所に行って請求しても発行してもらえないのが基本ですが、同じ市内の役所であれば発行してもらえるところもあります。これは地域により異なります。
戸籍に記載されている情報をすべてコピーしたのが「戸籍謄本」、特定のひとりの情報のみをコピーしたものを「戸籍抄本」と言いますが、電算化(コンピュータ化)されたところでは、名前がかわります。
戸籍謄本＝＞戸籍全部事項証明書 戸籍抄本＝＞戸籍個人事項証明書
役所に出向かないで取り寄せるには、ふたつの方法があります。ひとつは、駅など便利な場所に設置された行政サービスコーナー(地域により名前が違ったり、やっていないところもあるでしょう)で取り寄せる方法。
もうひとつが郵送請求です。地域によっては、郵送請求セットというのを役所が用意して、郵便局などにおいているところもあります。郵送請求セットを用意しているところでも、それを使わなくてはならないという事はありません。
場所／方法によって、取得できる情報が異なります。これをまとめると以下のようになります。
・本籍のある役所：戸籍、除籍、改製原戸籍 （地域により近接した役所でも可能） ・行政サービスコーナー：戸籍 （地域によっては戸籍のみではないかもしれません） ・郵送請求：戸籍、除籍、改製原戸籍
除籍を必要とするが、本籍地と離れている場合は、郵送請求で取り寄せるのが一般的でしょう。
以下は本人・配偶者・直系尊属・直系卑属を含む戸籍を(家系図作成という目的の場合はこの範囲に限定されます)に本人自身が取り寄せる場合の説明です。代理人による取得、相続などで上記の範囲を超えて取り寄せる場合については、こちらの補足もご覧ください。
郵送請求する際に送付するもの ・戸籍謄抄本等請求書 ・手数料(定額小為替) ・返信用封筒(住所・名前記載) 各証明は請求者ご本人のお宅へ送付することが原則です。 勤先や居住地以外の場所へ送付を希望される場合は、 その理由を請求書に明記します。 ・本人確認書類 ・本人とのつながりを示す資料
地域により書式の名前は異なります。
書式が異なっても、必要な事項が記載されていれば、受け付けられると明記してある地域もありますが、取得したい地域の役所のＷＥＢサイトから書式をダウンロードして使うのが間違いないでしょう。
上記の横浜市のサンプルでの記載事項。項目名は地域により異なりますが、 内容的には同等です ・本籍：Ａさんの戸籍 同じ場所でも一般につかわれている現住所の表記とは 異なる地番表記の場合が多いので、書き方は要注意です。 現行戸籍を取り寄せる場合は住民票にある本籍を、除籍を 取り寄せる場合は、その除籍を探し出したときの戸籍に 記載されているものを、そのまま転記します。 古い除籍を取り寄せる場合など、本籍は同じ場所の現在の 都道府県や市町村とも全く異なるものがありますが、 そのまま転記します。 ・筆頭者氏名：昔の戸籍の場合は戸主になります。Ａさんの氏名。 ・生年月日：記載は必要ありません ・取得したい戸籍の種類と枚数：必須。 謄本あるいは全部事項証明書にチェックを入れます。 ・窓口に来た人の住所、氏名、生年月日：Ｂさんのもの。必須。 ・窓口に来た人が請求者本人か代理人・使者の区別： 請求者本人にチェック （郵送請求の場合は、窓口に来た人とは郵送請求した人の事です） ・請求者の種別： 請求する戸籍に応じて、 「戸籍に名前のある人」か 「戸籍に名前のある人の直系卑属・尊属」か 「他の人」 にチェック ・請求の理由： 「戸籍に名前のある人」か「戸籍に名前のある人の直系卑属・尊属」 が請求する場合は、記載の必要はありません。 ＜ 戸籍法10条および戸籍法施行規則11条 ＞ 「誰それの生まれてから死ぬまでの戸籍と」いうようなチェック欄 がある場合があります。ある場合はチェックしておくと、同じ地域 内で更に古い戸籍を一回でまとめて取得できます。こちらにとっても 役所にとっても手間が省けますのでチェックしましょう。こういう欄 がない場合でも、どこかに記載しておけば対応してくれるはずです。 この場合は、必要になる可能性のある分だけの定額小為替を入れて おきましょう。
平成20年4月以前の戸籍法第10条は 「何人でも、戸籍の謄本若しくは抄本又は戸籍に記載した事項に関する 証明書の交付の請求をすることができる。」 と公開が原則で、それを実際の施行令などで制限していたのですが、 個人情報保護の必要性の高まりにより、平成20年5月からは、 「戸籍に記載されている者又はその配偶者、直系尊属若しくは直系卑属 は、その戸籍の謄本若しくは抄本又は戸籍に記載した事項に関する 証明書の交付の請求をすることができる。」 と制限することが原則になりました。 これに伴い、本人確認のための資料の提示もしくは提出が明確に法律で 定められました。 １枚だけで済むものと、２枚必要なものがあります。 [１枚だけで済むもの] ・運転免許証 ・写真付き住民基本台帳カード ・旅券（パスポート）＜郵送請求では駄目＞ など [２枚必要なもの] ・写真の貼付のない住民基本台帳カード ・国民健康保険、健康保険、船員保険、又は介護保険の被保険者証 ・国民年金手帳 など ただ、現在の運用でこれが徹底されてはいるかは不明です。５月より後で、 郵送請求で健康保険証１枚でとれたことがあります。とは言っても この原則に合わせておくのが間違いのないところでしょう。 詳しい説明は、法務省のこちらのページにあります。
「戸籍に記載されている者又はその配偶者、直系尊属若しくは直系卑属 は、その戸籍の謄本若しくは抄本又は戸籍に記載した事項に関する 証明書の交付の請求をすることができる。」 という事ですが、「戸籍に記載されている者又はその配偶者」の場合は 請求された戸籍をみれば、役所の人が該当しているかを判断できます。 しかし、そうでない場合に「直系尊属若しくは直系卑属」であることを 理解してもらうために必要な資料です。 通常は、その戸籍や除籍の請求にいたるまでに取得した戸籍・除籍の うち、必要な関係がでているページを見せるか、郵送の場合はコピー して送れば良いのです。 自分の出ている戸籍から順次たどれる事、途中が抜けない事が必要です。 例えば、 父方の曾祖父の除籍をとるには、 自分と祖父のでている父親の戸籍 曾祖父のでている祖父の戸籍 が必要になります。
代理人による取得、相続などで上記の範囲を超えて取り寄せる場合についての補足
代理人による取得： 委任状が必要です。委任状の説明とダウンロードのできる 千代田区のページが参考になります。 相続などで「本人・配偶者・直系尊属・直系卑属」 を含まない戸籍を取り寄せる場合： その戸籍を取り寄せる正当な理由を説明する必要があります。 実際に何を提示・提出したら良いのかは市町村役所に相談します。
取得したい戸籍が現在の日本以外の場合
サイトを検索してくる方のキーワードを見ると、たまにですが取得 したい昔の戸籍が現在の日本以外の場合があるようです。わたしは、 まだそういう実例にはあった事がありません。自分の祖先で日本以外 に済んでいたとみえる戸籍の記載はあるのですが、戸籍自体は日本で した。 外務省・アジア大洋州局に外地整理室案内というページがあります。 http://www.mofa.go.jp/MOFAJ/annai/honsho/sosiki/gaichi/ この内容によると、旧樺太については一部の戸籍が保管されているよう です。もしも、たどった先が旧樺太の場合は「外務省の外地整理室」 に問い合わせをすると判るかもしれません。
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